Régler un séminaire pour de bonnes synthèses

Cette page suit un exemple du début à la fin : un défi « Préparation et synthèse de séminaire ». Chaque réglage arrive au moment où on en a besoin, avec l'écran où il se trouve. Les mots sont expliqués dans le dictionnaire du guide.

Quel est le cas suivi sur cette page ?

Une filière fruits et légumes prépare sa feuille de route. Elle réunit ses membres en séminaire, le 10 décembre.

La question : « Quelles actions notre filière doit-elle lancer en 2027 ? »
Avant la séance, en ligne : les membres lisent une liste de 12 actions, les classent et donnent un premier avis.
Pendant la séance, en salle : 6 tables approfondissent chacune une action.
Après la séance : un rapporteur par table saisit la réponse de sa table, puis on rédige la synthèse.
Les documents : 8 études et rapports sur la filière.

Qu'est-ce que je veux obtenir à la fin ?

Un chapitre par étape : ce que la préparation a montré, ce que la séance a décidé.
Une fiche par action : pour chaque action, ce qu'en disent les tables, les membres et les documents.
Un livrable final qui relie les deux regards : ce que les membres ont dit en ligne, et ce que les tables en ont fait.

L'IA rédige des brouillons ; vous les relisez, les corrigez et les publiez.

Qu'est-ce que le modèle a déjà réglé pour moi ?

Ce qui est réglé	Le réglage du modèle
Étapes	Préparation (en ligne) → Séminaire (en salle) → Synthèse
Objectifs déjà écrits	Préparation : « Préparer la séance : faire lire les propositions, les faire classer, et recueillir un premier avis sur celles placées en tête. » Séminaire : « Approfondir en groupes de travail les priorités retenues par la salle, et en tirer des mesures applicables. » Synthèse : « Rendre les résultats lisibles par tous, en reliant la préparation en ligne et le travail des groupes. »
Dépôt de dossiers	fermé : tout passe par les débats
Cadrage de l'IA	relier deux regards ; ne jamais additionner une table et une personne ; ne conclure sur aucune priorité que les groupes n'ont pas retenue
Cibles	aucune

Il vous reste à écrire la question, vos objectifs, les débats, et à déclarer vos actions comme cibles.

Réglage 1 : écrire la question de la démarche

C'est quoi ? La grande question à laquelle tout le défi répond.

Où ? Onglet Pilotage, champ « Question de la démarche », tout en haut, puis « Enregistrer ».

Exemple : « Quelles actions notre filière doit-elle lancer en 2027 ? »

Si on l'oublie : l'IA lit les documents sans savoir ce qu'on y cherche, et le livrable résume au lieu de répondre.

Réglage 2 : écrire l'objectif de chaque étape

C'est quoi ? Ce que votre étape doit livrer, en une phrase. Il remplace l'objectif générique du modèle.

Où ? Onglet Pilotage, panneau de chaque étape, champ « Objectif de l'étape », puis « Enregistrer l'objectif ».

Exemple :

Préparation : « Savoir quelles actions les membres placent en tête, et pourquoi. »
Séminaire : « Que chaque table dise si son action est utile, avec qui la mener, et à quelles conditions. »
Synthèse : « Proposer 5 actions pour 2027, avec ce qui les rend possibles. »

Si on l'oublie : l'objectif générique s'applique. Il est juste, mais il ne connaît pas votre sujet.

Réglage 3 : déclarer les actions comme cibles

C'est quoi ? Les 12 actions deviennent des cibles de type « Action ». L'IA saura alors ranger chaque fait des documents sous l'action qu'il éclaire, avec son rôle (ce qui la fait avancer, la freine, les risques, l'objectif), et chaque action pourra avoir sa fiche.

Où ? Aujourd'hui, ce réglage se demande à l'équipe de la plateforme : un défi lancé sans cible ne peut pas recevoir sa première cible depuis l'écran. Ensuite, vous les voyez et les modifiez sur la page d'édition du défi, section « Référentiel d'impact ».

Astuce pour gagner du temps : dans le débat de classement de la préparation, numérotez les choix (a01, a02…) avec le même texte que l'action. L'équipe peut alors transformer ces choix en cibles d'un coup, et chaque coche d'un membre compte comme un signal pour son action.

Exemple : l'action n° 4, « Un fruit à chaque goûter dans les écoles ».

Si on l'oublie : pas de fiche par action, et les faits des documents ne sont rangés sous aucune action. Le livrable reste possible, mais il lit les documents comme un contexte général.

Réglage 4 : préparer les débats de la préparation

C'est quoi ? Les débats que les membres remplissent en ligne avant la séance.

Où ? Onglet Pilotage, panneau de l'étape Préparation, « Ouvrir les débats de l'étape ». Un débat créé depuis ce panneau est rattaché à l'étape.

Exemple :

un débat de classement : « Classez ces 12 actions, de la plus urgente à la moins urgente » ;
un débat ouvert : « Pour les actions que vous placez en tête : pourquoi ? qui devrait la porter ? ».

Une question = une chose à savoir. Écrivez une description qui dit à quoi sert le débat : l'IA la lit.

Si on l'oublie : une question floue donne des réponses floues, et une synthèse floue.

Réglage 5 : verser les documents au corpus du défi

C'est quoi ? Les études et rapports que l'IA doit lire pour éclairer les actions.

Où ? Onglet Corpus du défi, Lien web ou Document. Versez-les après avoir posé la question et les cibles : la lecture s'en sert.

Puis, sous chaque document lu : validez les faits justes, écartez les autres, et vérifiez avec « Modifier le rattachement » que chaque fait est sous la bonne action, avec le bon rôle.

Exemple : l'étude « Le goûter à l'école » dit « Le fruit coûte trois fois plus cher qu'un biscuit » : c'est un fait de l'action n° 4, rôle « Ce qui freine ».

Si on l'oublie : un fait non validé n'est lu par aucune synthèse. Un document versé dans la veille de l'espace au lieu du corpus du défi n'est lu par aucune synthèse non plus.

Réglage 6 : préparer la séance

C'est quoi ? Trois gestes avant le 10 décembre.

Marquer les présents en séance. Onglet des membres du défi, « Importer la liste des présents » : collez les emails. Vous pourrez ensuite lire à part ce que les présents avaient dit en ligne : dans un débat, outil « Lecture par sous-groupe », choix « Présents en séance ». Cette lecture reste réservée aux organisateurs.
Créer un débat de séance par table. Pilotage, panneau de l'étape Séminaire, « Ouvrir les débats de l'étape ». Ses questions sont celles que la table doit trancher : « Cette action est-elle utile ? Avec qui la mener ? À quelles conditions ? »
Écrire la règle de l'étape. Panneau de l'étape Séminaire, section Procès-verbal, champ « Règle de l'étape » : qui décide, selon quel seuil, ce que deviennent les réserves et les absents. Elle est citée en tête du procès-verbal.

Si on l'oublie : sans débat par table, la parole des tables n'a nulle part où entrer. Sans règle écrite avant, rien ne dit après coup comment une action a été retenue.

Réglage 7 : marquer la séance comme temps fort

C'est quoi ? Dire au livrable que la séance est la matière principale : elle passe en tête, ce qui vient avant la prépare, ce qui vient après la consolide, et elle n'est jamais écartée faute de place.

Où ? Aujourd'hui, demandez-le à l'équipe de la plateforme.

Si on l'oublie : la séance est lue comme une étape parmi d'autres et peut être noyée dans la préparation.

Pendant le défi : que faire, étape par étape ?

Avant la séance : que faire de la préparation ?

Quand la préparation se ferme, ouvrez chaque débat, « Générer la synthèse IA », relisez, puis « Publier ».
Pilotage, panneau de l'étape Préparation, bloc « Synthèse rédigée » : « Pré-rédiger avec l'IA », relisez, puis « Enregistrer la synthèse ». C'est le chapitre de l'étape.
La synthèse en ligne d'une action peut s'afficher en tête du débat de séance de sa table : la table part de ce que les membres ont dit.

Après la séance : comment entrer la parole des tables ?

Dans chaque débat de séance, panneau « Saisir au nom d'une partie prenante », choisissez « La réponse officielle d'un groupe de travail », choisissez le rapporteur, nommez la table (« Table 3 ») et saisissez sa réponse.
Si la table a produit un document (un chiffrage, un schéma), « Joindre une annexe pour « Table 3 » », avec une phrase qui dit à quoi il sert. Validez ensuite ses faits dans le corpus.
Publiez la synthèse de chaque débat de séance, puis rédigez le chapitre de l'étape Séminaire.

Pourquoi c'est important : une réponse officielle est la parole signée de la table. Elle est comptée à part des réponses individuelles, jamais additionnée, lue en entier et jamais coupée.

Exemple : en ligne, 60 membres classent l'action n° 4 en 2ᵉ position ; en séance, la table 3 la retient avec une condition (« seulement avec une aide de la région »). Le livrable montre les deux, côte à côte.

À la fin : comment obtenir les fiches et le livrable ?

Les fiches par action. Onglet Fiches : pour chaque action, choisissez le débat de séance qui range sa fiche, puis « Rédiger la fiche » (ou « Rédiger toutes les fiches »). Relisez, corrigez, « Publier ». Voir fiches par cible.
Le livrable final. Pilotage, étape Synthèse, « Rédiger le livrable ». La rédaction prend quelques minutes, en tâche de fond. Puis « Charger dans l'éditeur », relisez, « Enregistrer la synthèse ».
La note de lecture. Sous le brouillon, la note dit ce qui a été lu : étapes, débats lus avec leur synthèse publiée, débats dont seuls les chiffres ont été lus, matières écartées. Lisez-la avant le texte.
Les preuves. Panneau de chaque étape, Procès-verbal (PDF) et Procès-verbal scellé (JSON) ; onglet Fiches, « Sceller les reçus » pour chaque action retenue.

Ce que le livrable lit en premier : les annexes des tables, puis les chapitres, les synthèses publiées et les résultats exacts des votes, puis les fiches publiées. Les faits des documents viennent en dernier, et sont les premiers écartés s'il n'y a plus de place. Un document important est donc protégé par la fiche de son action.

Quels sont les pièges de ce modèle ?

Une synthèse de débat non publiée n'est pas lue : le livrable n'en garde que les chiffres.
Une réponse de table saisie comme une réponse individuelle perd son statut : elle compte comme une voix parmi d'autres. Choisissez toujours « La réponse officielle d'un groupe de travail ».
Un document de table versé directement au corpus devient une source au lieu de la parole de la table. Joignez-le comme annexe.
Une fiche non publiée n'est pas lue par le livrable.

La liste de contrôle du séminaire

La question de la démarche est écrite.
Chaque étape a son objectif.
Les actions sont déclarées comme cibles (demande à l'équipe).
Les débats de préparation ont des questions claires et une description.
Les documents sont au corpus du défi, leurs faits validés et rangés sous la bonne action.
Les présents en séance sont marqués, un débat par table est prêt, la règle de l'étape est écrite.
La séance est marquée comme temps fort (demande à l'équipe).
Les synthèses des débats sont publiées avant chaque chapitre.
Les tables ont saisi leur réponse officielle, et joint leurs annexes.
Les fiches sont publiées avant le livrable final, et la note de lecture est vérifiée.